Nederland werkt massaal thuis en misschien blijven we dat nog wel een tijdje doen. Het is een bijzonder moment om te beginnen aan een nieuwe baan, maar gelukkig blijft het mogelijk. Contact met collega’s gaat via digitale systemen als Zoom en Teams. Hoe kun je het beste een nieuwe collega zo fijn mogelijk laten inwerken in deze nieuwe digitale omgeving?
5 tips voor het op afstand inwerken van een nieuwe collega
23 oktober 2020
#1 Neem onzekerheid weg
Beginnen aan een nieuwe baan is spannend. Voorheen konden starters meegaan en meekijken met collega’s, of een praatje maken bij het koffiezetapparaat om de ins-en-outs te leren. Nu de fysieke werkplek is verschoven naar een digitale werkplek, vraagt dat om nieuwe manieren van een collega inwerken. Al helemaal in deze onzekere tijden, is het extra spannend om aan een nieuwe baan te beginnen. Focus daarom op de periode voordat iemand begint en leg jouw nieuwe collega hierin uit wat de huidige situatie is en hoe er gewerkt wordt. Neem jouw nieuwe collega mee in het proces. Welke communicatiemiddelen zijn er? Welke programma’s gebruiken jullie? Zo kan jouw nieuwe collega zich voorbereiden op het starten in een uitzonderlijke periode. Maak bijvoorbeeld een handboek met alle informatie, zodat jouw nieuwe collega zich rustig kan inlezen over het bedrijf en de doelen.
#2 Stel doelen en werk aan de hand van taken
Een nieuwe baan kan overweldigend voelen aan het begin. Er is immers veel nieuwe informatie. In een digitale omgeving is het cruciaal om overzicht te houden. Zorg ervoor dat jouw nieuwe collega alles bij de hand heeft qua informatie. Dat zorgt voor een fijne werkflow en laat de nieuwe collega sneller verse informatie opnemen. Werk hierbij aan de hand van concrete taken en doelen. Zorg er voor dat de verwachtingen duidelijk zijn. Maak desnoods een to-do list, zodat de nieuwe collega daar thuis rustig naar kan kijken.
#3 Verwelkom
We kunnen misschien niet elkaars hand schudden, maar er zijn andere manieren om iemand te verwelkomen. Maak bijvoorbeeld een vlog met een welkomstbericht, waarin de sfeer van het bedrijf goed te voelen is. Wees creatief hierin en gebruik de voordelen van het digitale werken.
#4 Houd consistent contact
Plan vaste momenten in waarop je met jouw nieuwe collega kunt bijpraten. Zijn er problemen waar jouw collega tegenaan loopt? Wat heeft hij of zij nodig om beter te kunnen werken? Hoe gaat het thuiswerken? Het kan fijn zijn om met een buddy-systeem te werken. Dit betekent dat een nieuwe collega een persoonlijke buddy aangewezen krijgt. Dit is een collega waarbij de nieuwe collega nauw samenwerkt en waarbij hij of zij terecht kan met vragen. Door regelmatig contact te hebben, vooral in de beginperiode, krijg je als manager of buddy inzicht in wat er nodig is om de nieuwe collega zo goed mogelijk te helpen.
#5 Neem iemand mee in details
In een kantooromgeving krijg je al gauw veel mee van verschillende zaken. Thuis is dat toch anders. Het is daarom fijn voor een nieuwe collega als hij of zij op de hoogte wordt gehouden van de bedrijfszaken. Hierdoor is het makkelijker om in een nieuwe positie te groeien en betrokkenheid te vergroten. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een wekelijkse, of dagelijkse meeting met het team, waarbij de managers het team op de hoogte houden van de werkzaamheden en verwachtingen.