Online tools en programma’s kunnen een uitkomst bieden bij het structureren van werk. In de digitale werkomgeving zijn er verschillende rechterhanden die de werkefficiëntie van de organisatie kunnen verhogen. Want zeg nou zelf, af en toe een assistent hebben is toch erg fijn? Er zijn verschillende soorten tools om uw werk te optimaliseren. Hieronder zetten wij de belangrijkste punten op een rij.
De 5 handigste en onmisbare tools voor elke ondernemer
17 december 2021
Google Workspace
In een online omgeving is het fijn om alles zo veel mogelijk op één plek te hebben. Google’s tool heet Google Workspace. Deze tool heeft meerdere functies. Met Google Workspace heeft u Mail, Documenten, Drive en Agenda bij de hand. Google Workspace slaat alles op in de Drive van het bedrijf. Zo kan het hele team altijd en overal bij de bestanden. Ook is het mogelijk om met collega’s te chatten en te videobellen. Kortom, een all-in-one oplossing om werkzaamheden overzichtelijk te houden.
Office 365
Een andere cloudservice is Office 365. Ook deze heeft meerdere functies. Hiermee kunt u bijvoorbeeld mailen en een agenda bijhouden via Outlook. Collega’s kunnen bij elkaar in de agenda kijken, als daar toestemming voor is gegeven. Handig bij het inplannen van afspraken bijvoorbeeld. Ook kunt u met Office 365 bestanden opmaken in programma’s als Word en Excel. U en uw collega’s kunnen tegelijkertijd bij hetzelfde bestand en commentaar toevoegen, waardoor het makkelijker is om samen te werken.
Miro
Een visuele omgeving voor nieuwe ideeën of suggesties kan handig zijn. Op kantoor is dit bijvoorbeeld een whiteboard. Miro is de online versie van een whiteboard, waar collega’s tegelijkertijd kunnen samenwerken. Een teamlid kan verschillende dingen posten op het bord, zoals een post-it, opmerking of bijvoorbeeld een link. Miro geeft de gebruiker de mogelijkheid om elk bord en elke post zo visueel in te richten als gewenst. De visuele insteek van Miro maakt werken interactief. Daarbij kunnen collega’s ook nog eens videobellen met Miro. Zo kan een team bijvoorbeeld brainstormen, projecten uittekenen of samen mindmaps maken.
Slack
Werken op afstand vraagt om efficiënte communicatie. Slack is een chatprogramma dat helpt om gesprekken, bestanden en informatie te ordenen. In Slack kunnen collega’s die op verschillende afdelingen of projecten werken, samenkomen in ‘channels’. Deze channels kunnen worden ingedeeld zoals de organisatie dat wil. Zo kunt u een channel aanmaken voor een projectgroep, maar ook voor een lunchgroep. In Slack kunnen bestanden ook worden opgeslagen in de channel. Zo helpt een simpel programma om overzicht te houden tussen verschillende taken en collega’s.
Zoom
Een andere online tool is u wellicht al bekend: Zoom. Dit is een communicatietool met veel mogelijkheden. Voor grote groepen, bij bijvoorbeeld cursussen, presentaties of webinars, biedt Zoom een stabiele digitale omgeving voor videobellen. Gebruikers kunnen ook gebruik maken van een centraal whiteboard, het beeldscherm delen met andere kijkers en zelfs een video opnemen. Zoomlinks kunnen worden gedeeld en gebruikers kunnen nieuwe deelnemers uitnodigen. Naast Slack en Zoom zijn er ook andere programma’s als Microsoft Teams, Skype en Google Hangouts om in contact te blijven met collega’s.
Monday
Een centrale plek waar alle taken en werkzaamheden worden bijgehouden. Zo weet iedere collega wat zijn of haar taken en doelen zijn. Dat is wel zo belangrijk, toch? Monday biedt een ideale uitkomst om werkzaamheden overzichtelijk te houden. Hierin kunnen gebruikers lijsten aanmaken met taken en eventueel een einddatum eraan koppelen. Een taak koppelt u aan een persoon en daarbij voegt u een status toe. Deze status kan worden veranderd aan de hand van de voortgang. Monday is als het ware een virtuele to-do-list voor het hele team, waar ook bestanden en commentaar in kunnen worden opgeslagen.
LastPass
Met alle online programma’s en systemen tegenwoordig, is het al een klus om alle gebruikersnamen en wachtwoorden te onthouden. LastPass helpt u persoonlijk bij het onthouden van wachtwoorden. Dit is handig wanneer een team op hetzelfde account is ingelogd. Zo kan iedereen altijd en overal bij de benodigde programma’s en systemen, zonder vertraging op te lopen. Het is uiteraard veilig om hier gebruik van te maken!